Politique de confidentialité

Énoncé de la politique de confidentialité des renseignements personnels

1. VUE D’ENSEMBLE

I.I. La Fondation communautaire du Saguenay—Lac-Saint-Jean (« FCSLSJ ») est un organisme enregistré. La FCSLSJ a pour mission de promouvoir et de favoriser le développement philanthropique. Cette mission s’accomplit en soutenant les personnes, les familles, les corporations dans leur implication en mettant en place des fonds philanthropiques et en soutenant différentes implications pour le mieux-être des communautés. La FCSLSJ se conforme toujours aux normes éthiques les plus rigoureuses lors de la cueillette et consignation de tous renseignements.

1.2. Le présent énoncé de politique de confidentialité sur la protection des renseignements personnels (« l’Énoncé ») vise à se conformer à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels et apporte des modifications importantes à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur des organismes publics. Il contient les responsabilités et obligations de la Loi.

1.3. La FCSLSJ traitera tous renseignements conformément à la Loi, malgré toute indication contraire qui pourrait être déduite de l’Énoncé.

1.4. En transmettant des renseignements personnels à la FCSLSJ, quel que soit le média utilisé (Téléphone, en personne, boîte courriel, site Web, etc.) vous consentez à ce que ceux-ci soient traités conformément à l’Énoncé et utilisés aux fins pour lequel ils ont été transmis.

1.5. En cas d’incident de confidentialité, la direction générale doit en être informer et aviser le président du conseil d’administration par écrit dans les plus brefs délais.

1.6. L’Énoncé ne s’applique pas aux sites Web tiers, des plug-ins et des applis auxquels il est possible d’accéder via des liens présents sur le site Web de la FCSLSJ. La FCSLSJ n’est nullement responsable des informations et renseignements que vous pourriez transférer en cliquant sur ces liens ou en activant ces connexions à l’égard de tels sites Web tiers. Le site Web tiers dispose de sa propre politique sur la protection des renseignements personnels. Il incombe à l’utilisateur de prendre connaissance de la politique de tels sites Web tiers.

 

2. RESPONSABILITÉS

2.1. La responsabilité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels incombe à la direction générale.

2.2. La direction générale peut déléguer ce rôle à tout autre salarié de l’entreprise.

2.3. Le nom du responsable doit être affiché sur le site Web de l’entreprise, où en l’absence d’un tel site, il doit être communiqué par tout autre moyen approprié afin que le nom de ce responsable soit connu publiquement. Ce responsable devra s’assurer que l’Énoncé est respecté au sein de l’entreprise.

 

3. CONFLITS D’INTÉRÊTS

3.1. Les personnes suivantes sont sujettes aux présentes directives relatives aux conflits d’intérêts :

i) La direction générale;
ii) Le salarié de l’entreprise délégué pour ce rôle;
iii) Les membres du conseil d’administration;

3.2. Les personnes assujetties aux directives doivent agir avec prudence, diligence et compétence, comme le ferait en pareilles circonstances une personne raisonnable. Ils doivent agir avec honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt des parties.

3.3. Les personnes assujetties aux directives doivent divulguer par écrit, sans délai au président si c’est la direction générale et à la direction générale pour toutes les autres parties, toutes actions susceptibles de mettre en conflit son intérêt personnel.

3.4. Le Comité doit tenir un registre de tous les éléments divulgués conformément aux présentes et, s’il y a lieu, prendre les décisions qui s’imposent.

 

4. QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLE LA FCSLSJ

La FCSLSJ recueille et traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités :

4.1. Des coordonnées personnelles et/ou professionnelles, comme un prénom un nom, adresses, adresse électronique, date de naissance, numéro de téléphone, pièces d’identité;

4.2. Des renseignements biographiques, comme un titre de poste, le nom de l’employeur le parcours professionnel et/ou personnel, des photos, vidéo ou audio;

4.3. Des renseignements liés au marketing et aux communications, vos préférences en matière de communications;

4.4. Des renseignements relatifs à votre participation à des évènements;

4.5. Des renseignements financiers, comme le compte bancaire, renseignement relatif à la carte de crédit, renseignement concernant les titres (nom des fonds communs de placements ou des titres, nombre de parts, société d’investissement, numéro du compte, nom du conseiller financier ainsi que son courriel et son numéro de téléphone). Si vous faites un don de cryptomonnaie, certaines informations pourraient être publiques et non supprimables (dans le registre public), comme le montant de la transaction et l’adresse du portefeuille. Si quelqu’un connaît l’adresse de votre portefeuille. Il aura accès à d’autres détails de transactions;

4.6. Des renseignements sur votre parcours professionnel, vos réseaux, votre implication sociale, vos affiliations professionnelles et liens familiaux;

4.7. Des renseignements liés à une transaction relative aux paiements qui vous sont destinés (distributions, subventions, dons, etc.) ou que vous faites (dons);

4.8. Des renseignements via l’utilisation du site Web de la FCSLSJ et autres renseignements techniques, tels des détails concernant les visites sur le site, interactions et renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi;

4.9. Des renseignements comme votre politique de dons et investissement communautaires, vos contributions, les organismes bénéficiaires et ce, envers quoi ils sont dédiés, la reconnaissance obtenue, le processus de décision et les personnes impliquées dans l’organisation ;

4.10. La FCSLSJ ne recueille sur vous aucune catégorie spéciale de renseignements personnels, comme par exemple, la race ou l’ethnicité, croyances religieuses ou philosophiques, vie sexuelle, orientation sexuelle, opinions politiques, appartenance syndicale, information sur votre santé, données génétiques et biométriques, etc.;

4.11. Si vous transmettez à la FCSLSJ des renseignements personnels au sujet d’un autre individu ou organisme, vous déclarez avoir obtenu de cette personne ou cet organisme toutes les autorisations nécessaires afin que la FCSLSJ puisse recueillir, utiliser et divulguer ses renseignements personnels pour les motifs indiqués dans le présent Énoncé;

4.12. Des renseignements relatifs au recrutement, soit un curriculum vitae, sur votre parcours scolaire et les antécédents professionnels, affiliations professionnelles et autres renseignements pertinents pour le recrutement potentiel par la FCSLS.

 

5. COMMENT LA FCSLSJ RECUILLE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La FCSLSJ utilise différentes méthodes pour la collecte des renseignements personnels, soit directement avec vous, technologies ou interactions automatiques, par un tiers ou sources accessibles au public :

5.1. Lorsque vous communiquez avec nous par la poste, par téléphone, par courriel ou autrement;

5.2. Lorsque vous faite un don, créez un fonds, recevez un reçu fiscal, recevez un don ou lors d’envoi;

5.3. Lorsque vous interagissez avec notre site Web via de témoins, de pixels, de journaux, de serveur et d’autres technologies semblables;

5.4. De la part de divers tiers, soit des renseignements personnels techniques de fournisseurs de solutions d’analyse, comme Google Analytics, réseaux sociaux, outils de performance du site Web, des sites gouvernementaux (Ex. Registre des entreprises du Québec), des services de paiements, etc.

 

6. COMMENT LA FCSLSJ RECUILLE LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONCERNANT UN MINEUR

La FCSLSJ ne pourra pas recueillir les renseignements personnels d’un mineur de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque cette collecte sera manifestement au bénéfice de ce mineur.

7. COMMENT LA FCSLSJ UTILISE LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vos renseignements personnels sont utilisés que selon ce que permet la Loi. Ils sont utilisés dans les circonstances suivantes :

7.1. Afin de fournir nos services en autre pour la création d’un fonds, ainsi que la conduite de nos affaires, pour administrer et exécuter nos services, y compris toutes obligations découlant de toute entente conclue entre vous et la FCSLSJ.

7.2. À des fins de recherches et de développements pour réaliser des analyses afin d’améliorer nos services.

7.3. De répondre aux obligations légales, réglementaires et de gestions des risques.

7.4. Afin de faciliter l’utilisation de notre site Web et de s’assurer que le contenu répond à la demande des utilisateurs.

7.5. À des fins de marketing et de développement des affaires, offre de nouveaux services, publication de références, informations sur la communauté, événements, etc.

7.6. À des fins de recrutement pour d’éventuelles offres d’emploi à la FCSLSJ.

7.7. Pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient notamment être requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par nous ou de tels organismes). Si nous traitons des renseignements personnels de catégories spéciales, nous pouvons également nous fonder sur des éléments d’intérêt public importants (prévention ou détection des crimes) ou de réclamations fondées en droit.

7.8. Afin d’assurer d’être payés, pour recouvrer des paiements qui sont dus à la FCSLSJ et, s’il y a lieu, pour faire exécuter de tels recouvrements en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques (y compris en intentant des démarches judiciaires).

7.9. Afin de réorganiser ou de modifier notre organisme ou d’une liquidation, la FCSLSJ pourrait être dans l’obligation de transférer une partie ou la totalité des renseignements personnels à un tiers applicable dans le cadre de tels processus.

Advenant une telle situation, tous les moyens possibles seront pris pour assurer la protection et la sécurité des renseignements personnels.

 

8. AVEC QUI LA FCSLSJ PARTAGE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

8.1. La FCSLSJ est un organisme de bienfaisance dument enregistré au sens de la Loi. La FCSLSJ exige de tous ses tiers qu’ils respectent la sécurité de vos renseignements personnels et qu’ils les traitent conformément à la loi. La FCSLSJ ne permet pas à un tiers de services d’utiliser vos renseignements personnels pour leurs propres motifs; il est autorisé uniquement de traiter vos renseignements personnels pour les motifs spécifiés et conformes à nos instructions.

8.2. Pour des fins de recrutement de ressources humaines, de bénévoles ou de sollicitation pour la création de fonds ou autres.

8.3. Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires, notamment ceux qui fournissent des services comptables, des gestionnaires de placements, des notaires, avocats, services de sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services qu’ils nous fournissent. La FCSLSJ limite les renseignements qu’elle fournit à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, du service et les contrats qui ont été conclus avec ces fournisseurs de services exigeants d’eux qu’ils préservent la confidentialité des ces renseignements.

8.4. Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, la FCSLSJ peut divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements si elle est tenue en vertu des lois, notamment fiscales, ou si elle croit de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi.

8.5. Le cessionnaire dans le cadre de tout transfert d’actifs ou toute opération semblable, incluant la liquidation, dissolution de la FCSLSJ prévoyant le transfert, à une ou plusieurs tierces parties, de renseignements personnels en lien avec les fonds hébergés à la FCSLS.

8.6. La FCSLSJ utilise les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles à cette fin.

8.7. La FCSLSJ utilise les services de sites tiers, comme Google, pour promouvoir son contenu et des certaines offres.

8.8. Lorsque vous visitez notre site internet, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur le site internet et ailleurs sur internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêts. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Il est conseillé de se référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.

 

9. PENDANT COMBIEN DE TEMPS LA FCSLSJ CONSERVE LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

9.1. Les renseignements personnels sont conservés pour la durée nécessaire aux fins prévues dans le présent Énoncé et pour se conformer à nos obligations légales, réglementaires, fiscales et comptables et pour la production de rapports.

9.2. Vos renseignements personnels pourront être conservés plus longtemps en cas de plainte, ou s’il y a raison de croire à la possibilité d’un litige concernant notre relation avec vous.

9.3. Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique : comment communiquer avec nous.

 

10. OÙ LA FCSLSJ CONSERVE LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET TRANSFERTS HORS QUÉBEC

10.1. Nos données sont conservées dans votre dossier physique aux bureaux de la FCSLSJ ou en infonuagique au Canada pour les renseignements moins sensibles.

La FCSLSJ a la volonté de maintenir la diffusion de vos renseignements personnels à l’intérieur du Canada. Cependant, en acceptant de nous transmettre vos renseignements personnels, vous reconnaissez et acceptez que vos renseignements personnels puissent être traités dans d’autres pays, notamment aux États-Unis, où les lois au sujet du traitement des renseignements personnels sont peut-être moins sévères que les lois québécoises. Lorsqu’il est nécessaire de transmettre ces renseignements, la FCSLSJ respectera les obligations légales et réglementaires au sujet des renseignements personnels et en s’assurant d’une mise en place d’un niveau de protection adéquate des renseignements personnels.

 

11. COMMENT LA FCSLSJ PROTÈGE LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

11.1. La FCSLSJ se conforme aux normes, généralement acceptées dans le secteur, pour protéger les renseignements qui lui sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Un maintien des mesures de protections physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. La FCSLSJ a pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement ces renseignements soient connus.

11.2. A noter qu’aucune méthode de transmission par internet ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Donc, la FCSLSJ ne peut pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou fournissez et vous le faites à vos propres risques. La FCSLSJ ne peut garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protections physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la section : comment communiquer avec la FCSLSJ. S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, la FCSLSJ s’engage à vous aviser dans les meilleurs délais suite à notre connaissance de cet incident. Nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se reproduisent.

 

12. VOS DROITS

Une personne/organisme dispose des droits suivants dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données :

12.1. Votre droit d’accès : si vous présentez une demande à la FCSLSJ, cette dernière vous transmettra une confirmation si nous traitons ou non vos renseignements personnels et, sous réserve des exceptions qui s’appliquent, une copie de ses renseignements personnels vous sera transmise dans les délais prévus par la loi. La FCSLSJ essaie de répondre à toutes demandes légitimes dans un délai d’un mois. Occasionnellement, le délai pourrait être plus long si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez présenté plusieurs demandes. En ce cas, la FCSLSJ vous avisera et vous tiendra informé. Advenant que vous ayez besoin de copies supplémentaires, il se peut que des frais raisonnables vous soient facturés.

12.2. Votre droit d’exactitude : La FCSLSJ est tenue de prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels en sa possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour.

12.3. Votre droit à la rectification : Le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que la FCSLSJ détient.

12.4. Votre droit à la limitation du traitement : Vous avez le droit de bloquer ou de limiter le traitement de vos renseignements personnels, en certaines circonstances, par exemple si vous contestez l’exactitude de ces renseignements personnels ou si vous vous opposez à notre traitement de ces données. Si vous pouvez exercer votre droit de limitation et que la FCSLSJ a communiqué vos renseignements personnels à des tiers, la FCSLSJ les informera au sujet de cette limitation, si cela est possible pour la FCSLSJ. Si vous présentez une demande et que cela est possible et licite, la FCSLSJ vous dira également à qui elle a communiqué vos renseignements personnels, afin que vous puissiez communiquer directement avec ces tiers.

12.5. Votre droit à l’effacement ou à l’anonymisation : Vous pouvez nous demander d’effacer ou de supprimer vos renseignements personnels en certaines circonstances, par exemple si nous n’avons plus besoin ou si vous retirez votre consentement (si applicable, car certaine base légale permet à la FCSLSJ de traiter vos renseignements personnels). Si vous avez droit à l’effacement de ces renseignements personnels et que nous les avons communiqués à des tiers, la FCSLSJ prendra des mesures raisonnables pour informer ces tiers, si c’est possible et si cela n’exige pas des efforts disproportionnés. Si vous nous présentez une demande et que cela est possible et licite, la FCSLSJ dira également à qui elle a communiqué vos renseignements personnels, afin que vous puissiez contacter directement ces tiers.

La FCSLSJ peut au lieu de détruire vos renseignements personnels de les anonymiser pour les utiliser, mais seulement à des fins sérieuses et légitimes (ex. Conservation des informations requises aux fins d’inspection fiscale éventuelle).

Votre droit à la cessation de la diffusion, désindexation ou réindexassions de vos renseignements personnels, ainsi que tout hyperlien rattaché à votre nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion cause préjudice ou contrevient à la loi ou une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli).

12.6. Votre droit à la portabilité de vos renseignements personnels : Vous avez le droit, en certaines circonstances, d’obtenir les renseignements personnels que vous avez donnés à la FCSLSJ (dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine) et de réutiliser ailleurs ces renseignements personnels, ou de demander à la FCSLSJ de les transmettre à un tiers de votre choix.

12.7. Votre droit d’opposition : Vous pouvez nous demander de cesser le traitement de vos renseignements personnels, et la FCSLSJ le ferra si a) La FCSLSJ s’appuie sur son propre intérêt légitime ou sur les intérêts d’un tiers pour traiter vos renseignements personnels, sauf si elle peut démontrer qu’il existe des bases légales impérieuses justifiants ce traitement; b) la FCSLSJ traite vos renseignements personnels pour le marketing direct.

12.8. Votre droit concernant les décisions individuelles automatisées, y compris le profilage : Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produit sur vous des effets juridiques ou qui vous affecte de manière significative de façon similaire, à moins qu’un tel profilage soit nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’une entente entre vous et la FCSLSJ.

12.9. Votre droit de retirer votre consentement : Si la FCSLSJ considère que votre consentement (ou consentement explicite) est notre base légale pour traiter vos renseignements personnels, vous avez le droit de retirer ce consentement en tout temps. Cependant, cela n’affectera pas la légitimité des procédures de traitements effectuées avant que vous ne retiriez votre consentement. Si vous retirez votre consentement, la FCSLSJ ne sera peut-être pas en mesure de vous fournir certains produits ou services. Si c’est le cas, la FCSLSJ vous en avisera au moment où vous retirerez votre consentement.

12.10. Votre droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : Si vous avez des préoccupations au sujet des pratiques de la FCSLSJ en matière de confidentialité, entre autres concernant la façon dont la FCSLSJ traite vos renseignements personnels, vous pouvez déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez. Normalement au Québec, c’est la Commission d’accès à l’information, dans laquelle la FCSLSJ est située ou dans laquelle une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise. Toutefois, la FCSLSJ aimerait avoir l’occasion de discuter avec vous de vos préoccupations avant que vous ne communiquiez avec cette autorité de contrôle, aussi nous vous prions de nous contacter d’abord.

13. NOUS CONTACTER

Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard du présent Énoncé sur la protection des renseignements personnels ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits ou déposer une plainte, communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Mme Christine Aubry, directrice générale
Responsable de la protection des renseignements personnels
Fondation communautaire du Saguenay—Lac-Saint-Jean
282, rue Sainte-Anne, bureau 301
Chicoutimi (Québec) G7J 2M4
Téléphone : 581 447-2501
Christine.aubry@fcslsj.org

 

14. MISE À JOUR DE L’ÉNONCÉ SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La FCSLSJ se réserve le droit de modifier ou de compléter en tout temps le présent Énoncé. Si des modifications y sont apportées, la FCSLSJ affichera sur son site Web une copie de l’Énoncé de la politique sur la Protection des renseignements personnels amandée, le plus tôt possible après sa révision. Votre utilisation continue du site Web après publication de l’Énoncé signifiera que vous en acceptez les changements ou sans avis écrit de votre part pour les dossiers physiques, tels changements sont acceptés.

 

15. SIGNATURES

Le présent énoncé remplace tout autre énoncé déjà signé par le président du conseil d’administration.

Au nom du responsable de la protection des renseignements personnels et du conseil d’administration

 

Christine Aubry Pierre-Albert Potvin

Directrice générale
Responsable de la protection des renseignements personnels de la Fondation communautaire du Saguenay—Lac-Saint-Jean
Réf. : Conformément à la résolution # 20230921Président du conseil d’administration de la Fondation communautaire du Saguenay—LacSaint-Jean

Date